Asi není třeba říkat, jaké množství nejrůznějších papírů a dokumentů se denně vytváří nejen na úřadech, ale i ve firmách. Jistě, dalo by se předpokládat, že současná postupující digitalizace toto množství sníží, realita však není tak růžová.

Jistě, k poklesu počtu dokumentů, které je nutné mít v papírové podobě, sice došlo, avšak nebyl rozhodně tak dramatický, jak by se dalo předpokládat. To je samozřejmě dáno tím, že určité typy je nutné uchovávat takovým způsobem, kdy vydrží co nejdéle, a kde je nejmenší možnost, že budou následně nějakým způsobem upravovány. A nejlepším způsobem je i dnes papírová kopie.

Naštěstí většina z nich nemusí být skladována navěky. Mají totiž určitou lhůtu, po kterou je nutné je uchovávat. Po jejím skončení je možné je zlikvidovat. Avšak vzhledem k tomu, že velmi často obsahují citlivé osobní údaje, je nutné ji provést takovým způsobem, aby je nebylo možné přečíst. Nejčastěji se pak používá skartace.

Ovšem to není tak jednoduché, jak by se mohlo zdát. Vyřazování starých písemností se provádí obvykle jednou ročně. To znamená, že je potřeba zničit velké množství papíru najednou. I z tohoto důvodu se obvykle najímá k této práci externí firma, jako například Skartace dokumentů Praha: http:/ekoskart.eu/.

Samozřejmě se můžeme ptát, zda to není porušení bezpečnosti – koneckonců, jak již bylo řečeno, jsou zde často uvedeny osobní údaje, které lze snadno zneužít, jako například rodné číslo. Naštěstí není potřeba se bát. Firmy, jako například již zmíněná Skartace dokumentu – Praha, musí předem podepsat prohlášení o tom, jak s danou dokumentací bude nakládáno, a že nedojde k porušení zásad ochrany osobních údajů.

Co se finanční stránky týče, tak pro úřady i firmy je tento postup výhodnější. Pokud by totiž museli najímat speciální pracovníky, vyšlo by je to mnohem dráž.